Als ondernemer kom je wellicht voor de keuze te staan om kosten door te belasten. Denk hierbij aan uitgaven die je doet namens je opdrachtgever, zoals diners of aankopen voor anderen. Maar hoe verwerk je dit correct in je boekhouding? Moet je de lasten doorbelasten met of zonder btw? In dit artikel delen we alles wat je moet weten over het doorbelasten van kosten en btw.
Wat houdt het doorbelasten van kosten in?
Doorbelasten van kosten aan je opdrachtgevers is vergelijkbaar met het declareren van gemaakte onkosten. Deze kosten factureer je aan de klant, waarna betaling volgt. Het is echter essentieel om te begrijpen hoe het doorbelasten van kosten precies werkt om fouten tijdens het factureren te voorkomen, zoals onjuiste bedragen of btw-percentages.
Stappenplan voor het doorbelasten van kosten en btw
Om je kosten op een correcte manier in de boekhouding te verwerken, hebben we een helder stappenplan opgesteld:
- Registreer de onkosten/inkopen als zakelijke uitgaven en bewaar de factuur of bon. Indien btw-plichtig, vraag de betaalde btw over doorbelaste onkosten terug bij de Belastingdienst.
- Zet de kosten exclusief btw op de factuur aan de opdrachtgever. Als btw over doorbelaste onkosten niet teruggevraagd kan worden, zet de kosten dan inclusief btw op de factuur (bijv. onkosten voor eten & drinken in horeca).
- Bereken het btw-tarief over het totaalbedrag van gefactureerde bedragen (dienstverleningskosten en onkosten).
- Stuur de factuur naar de opdrachtgever, inclusief kopieën van bonnen ter verantwoording van doorbelaste onkosten. Bewaar originele bonnen voor je eigen administratie.
Uitzondering: Doorlopende posten
In het geval van doorlopende posten hoef je geen btw te rekenen bij het doorbelasten van kosten. Zorg ervoor dat de naam en gegevens van je opdrachtgever duidelijk op de factuur staan, en houd rekening met de voorwaarden voor doorlopende posten.
Andere Overwegingen bij het Doorbelasten van Kosten en BTW
Naast doorlopende posten zijn er enkele andere aandachtspunten en veelvoorkomende fouten:
- Verzendkosten moeten altijd inclusief btw worden doorbelast, zelfs als ze aan jou zonder btw zijn berekend.
- Voor openbaar vervoer geldt altijd 9% btw; houd hier rekening mee bij het doorbelasten.
- Kosten voor uiteten zijn niet aftrekbaar, dus belast deze altijd inclusief btw door op je factuur.
Zorg dat je op de hoogte bent van dergelijke situaties en voorkom fouten bij het doorbelasten van kosten en btw.
Zie ook de deze handige tips. Meer weten wat omzetbelasting is? Klik hier.