Overzicht Aftrekbare Zakelijke Kosten

Introductie

Zakelijke kosten zijn uitgaven die een onderneming maakt in verband met haar bedrijfsvoering. Deze kosten zijn gerelateerd aan het genereren van inkomsten en het uitvoeren van zakelijke activiteiten. Hierbij een uitleg en overzicht van aftrekbare zakelijke kosten.

Investering i.p.v. operationele kosten

Indien je een aankoop hebt gedaan voor je bedrijf met een waarde van meer dan €450 en het betreft een item met een langere levensduur, wordt dit beschouwd als een ‘investering’ in je onderneming. Dit verschilt van de ‘normale’ operationele kosten, zoals bijvoorbeeld pennen of printpapier. In plaats van direct de kosten van deze investering af te trekken van je omzet, dien je het betreffende bedrijfsmiddel over een bepaalde periode ‘af te schrijven’. De btw op deze investering is wel volledig aftrekbaar, vergelijkbaar met ‘normale’ kosten. Echter, het is essentieel om nauwlettend in de gaten te houden dat je de juiste categorie selecteert voor dit bedrijfsmiddel, zodat het correct op de balans wordt geplaatst en niet in de resultatenrekening terechtkomt. Voor uitgebreide informatie over investeringen in je onderneming verwijzen we je naar het artikel ‘Investeren in je onderneming’.

Reguliere zakelijke kosten

U kunt zakelijke kosten aftrekken van uw opbrengsten, op voorwaarde dat deze kosten direct verband houden met de zakelijke belangen van uw onderneming. Zakelijke kosten zijn die kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de exploitatie van uw onderneming en die direct gerelateerd zijn aan uw zakelijke activiteiten. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar. Hier een kort overzicht van volledig aftrekbare zakelijke kosten. Voorbeelden van zakelijke kosten kunnen zijn:

1. Adviezen met betrekking tot de levensvatbaarheid van de onderneming.
2. Inschrijving in het handelsregister.
3. Huur van bedrijfsruimte.
4. Aanschaf van briefpapier en ander correspondentiebenodigdheden.
5. Inrichting van een kantoor of werkplaats.
6. Onderhoudskosten.
7. Verzekeringen.
8. Reiskosten met het openbaar vervoer.

U heeft de mogelijkheid om zakelijke kosten volledig af te trekken van uw opbrengsten. Eventuele vergoedingen die u voor deze kosten heeft ontvangen, dienen te worden opgeteld bij uw opbrengsten. Het komt voor dat bepaalde kosten zowel een zakelijk als persoonlijk karakter hebben. In dergelijke gevallen is alleen het zakelijke deel van deze gemengde kosten aftrekbaar.

Fiscaal deels aftrekbare kosten

In de zakelijke context worden diverse kosten ontleed in termen van aftrekbaarheid, wat resulteert in een helder beeld van financiële implicaties voor ondernemers. De thuiswerkruimte, hoewel met enkele uitzonderingen, biedt geen aftrekmogelijkheden, tenzij nader onderzocht met behulp van het beschikbare hulpmiddel. Onderstaand een overzicht van deels aftrekbare zakelijke kosten.

Relatiegeschenken

Binnen het domein van relatiegeschenken, specifiek in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen, geldt een drempel van respectievelijk € 5.100 in 2023, € 4.800 in 2022 en € 4.700 in 2021. Ondernemers kunnen echter 80% van deze kosten aftrekken voor de inkomstenbelasting, met een licht verminderd percentage van 73,5% voor de vennootschapsbelasting. Het privégebruik van voedsel, drank en genotmiddelen wordt niet fiscaal erkend.

Representatiekosten

Voor representatie, congressen, seminars, studiereizen en de bijbehorende reis- en verblijfskosten geldt eveneens een drempel, waarbij ondernemers wederom 80% van deze kosten kunnen aftrekken (73,5% voor vennootschapsbelasting). Er is een additionele mogelijkheid tot aftrek van maximaal € 1.500 voor reis- en verblijfskosten, behalve wanneer deze kosten onmisbaar zijn voor de bedrijfsvoering.

Telefoonabonnementen

Telefoonabonnementen thuis en algemene literatuur komen niet in aanmerking voor aftrek, terwijl zakelijke telefoongesprekken thuis volledig aftrekbaar zijn met een percentage van 100%.

Werkkleding

Werkkleding, mits exclusief voor zakelijk gebruik, wordt volledig aftrekbaar geacht, mits voorzien van een beeldmerk van minimaal 70 cm2 dat verwijst naar de onderneming. Niet-zakelijke kleding, persoonlijke verzorging, algemene literatuur, apparatuur buiten het ondernemingsvermogen, verhuizingen, dubbele huisvesting, geldboetes, auto’s van de zaak en vaartuigen voor representatieve doeleinden worden niet als aftrekbaar beschouwd, met een vastgesteld percentage van 0%.

Studiekosten

Studiekosten zijn onderhevig aan aftrekbaarheid indien ze dienen ter handhaving van bestaande vakkennis en in het belang van de onderneming zijn. Kosten voor het verkrijgen van nieuwe kennis vallen echter buiten de aftrekmogelijkheden. Deze zakelijke context biedt een nauwkeurig overzicht van aftrekbare en niet-aftrekbare kosten, met elk aspect onderhevig aan specifieke fiscale bepalingen.

Zie voor een volledig overzicht de website van de Belastingdienst. Klik hier. Zie tevens hoe de BTW-aangifte werkt.